Cum imi organizez santierul? 1/3: Beneficiarul si Proiectantul

Este un subiect in care am incercat mereu sa sustinem clientii si am definit cateva protocoale in baza carora ne ghidam. Gantt charts, intermediere comenzi in numele clientilor – liste interne de urmarire cu status si atentionari. In continuare vom detalia cateva aspecte esentiale ale unui proiect reusit referitoare la responsabilitati – este important de inteles ca acestea nu au un caracter universal si, in tara noastra cel putin, procesul nu este foarte reglementat – informatiile se bazeaza pe experientele noastre cumulate si o reprezinta varianta a drumului ce furnizeaza rezultate optime in mod organizat pentru o amenajare interioara.

Atunci cand ne gandim la o amenajare, de obicei ne gandim la un Constructor, care face cumva si rezolva de la cap la coada santierul – insa, atunci cand ne dorim un nivel mai ridicat de calitate, detalii definite din proiect si un grad mai mare de particularizare a solutiilor, lucrurile incep sa se complice. Chiar si intr-un apartament normal putem avea 15-20 de comenzi de la furnizori separati, cu timpi diversi de asteptare (de la cateva zile, la 4-5 saptamani sau chiar 10-15 in situatii particulare), cu diverse proceduri de urmat pentru receptie in santier, instalare si primire a garantiei.

In sarcina cui cad acesta? Pentru obiectivele mai mari, in mod natural apare functia unui Manager care sa se ocupe de intreaga organizare a santierului, inclusiv urmarirea comenzilor (mai multe despre rolul Managerului vom parcurge in cadrul unui articol separat) Acest rol, in cazul unei amenajari interioare de anvergura mica, este in mod uzual preluat de catre Beneficiar – acesta receptioneaza informatiile proiectantilor si ale executantilor si apoi el “apasa pe tragaci” pentru a pune in miscare lucrurile. Cei care au trecut printr-un proces de constructie sau renovare cunosc ca acest proces este unul dificil, plin de impredictibilitate, in special pentru o persoana straina domeniului.

Despre ce responsabilitati vorbim, in cazul unei amenajari interioare?

Pentru a incheia cu succes un santier, organizarea sa include si cateva responsabilitati ce in aparenta par firesti, dar ascund adeseori un volum semnificativ de munca. Acestea este necesar a fi insusite de cate Beneficiar, in cadrul rolului sau de organizator al santierului. Cateva dintre acestea:

• indeplinirea tuturor indatoririlor legale – chiar daca, in cazul unei amenajari interioare, autorizatia de construire nu este necesara decat in anumite conditii, pot aparea si alte responsabilitati in acest sens. De exemplu, poate fi obligatorie contractarea serviciilor de evacuare moloz de la companii agreate de primarie. Un alt aspect il constituie orele de liniste – ce sunt reglementate prin Legea 61/1991. In general recomandam si anuntarea oficiala a asociatiei de proprietari asupra lucrarilor si a duratei de desfasurare a acestora.
• responsabilitatea asupra comenzilor:
  • In prima instanta, plasarea comenzilor in intervalul de timp potrivit. Produsele si lucrarile comandate trebuie sa ajunga in anumite puncte cheie in timp – nu prea devreme, incat sa incurce si sa riste deteriorare, nici prea tarziu incat santierul sa astepte sau chiar sa avanseze fara acestea. Un exemplu bun sunt profilele pentru ceramica sau sinele pentru spoturi – sub forma unor baghete lungi, amandoua sunt produse sensibile si dificil de manipulat si este bine sa soseasca aproape de momentul montajului.
  • Gestionarea situatiilor neprevazute din cadrul comenzilor – fiind un domeniu destul de volatil, iar majoritatea produselor provenind din strainatate, pot aparea intarzieri sau incurcaturi (de ex. alta culoare, produse similare dar nu exact cele comandate sau omisiuni ale accesoriilor). Acestea au un impact asupra lucrarilor si sunt situatii ce trebuiesc “descurcate”, uneori cu compromisuri.
  • Receptionarea responsabila a comenzilor – majoritatea comenzilor mari (finisaje, dotari, mobilier) vin cu avize de insotire si trebuiesc verificate fata de factura. Avizul de insotire expliciteaza exact ce s-a livrat, prima data trebuie verificat ca sunt toate articolele facturate, iar apoi ca toate articolele din aviz au fost descarcate si receptionate. Nu sunt rare situatiile in care, din erori umane, raman in urma diverse articole (de obicei de mici dimensiuni), a caror cautare va genera frustrari si intarzieri.
  • Asigurarea frontului de lucru pentru comenzile ce implica montaj si pentru executantii de lucrari specializate – cei din santier trebuie sa cunoasca bine conditiile in care trebuie sa predea anumite parti ale santierului catre montatori si executanti specializati, incat acestia sa isi realizeze lucrarea in conditii potrivite si sa poata oferi garantia lucrarii lor. Cateva exemple uzuale  – aplicarea unor finisaje speciale precum tencuiala decorativa, montajul parchetului stratificat atunci cand nu este preluata de Constructor si masuratorile pentru mobilierul la comanda.
• asigurarea asupra comunicarii corecte si complete cu Constructorul si alti Executanti:
  • alinierea asteptarilor cu responsabilitatile acestora – un exemplu uzual este protejarea elementelor existente in santier – ce trebuie discutate explicit cu Constructorul inca din faza de ofertare.
  • coordonarea cu acestia in privinta starii santierului la sosirea acestora – ce elemente trebuiesc mutate sau protejate? care sunt orele de liniste? in ce stadiu este / trebuie sa fie santierul la sosire unui Executant?
  • asigurarea comunicarii intre diversele parti implicate – si a cerintelor unei parti de la cealalta
  • informarea constanta a tuturor partilor implicate
• organizarea evacuarii molozului – dupa cum spuneam mai sus, adeseori doar firmele certificate de catre Primarie in acest scop pot fi contractate.
• verificarea, cel putin la incheierea fiecarei etape sau a iesirii unui executant din santier, a starii, calitatii si integritatii lucrarii executate de catre acesta, in scopul receptiei si platii finale.

Care este rolul Proiectantului?

In cazul unei amenajari interioara, rolul de baza al proiectantului este de a elabora proiectul – avand si competenta de a verifica pe parcurs, la solicitare, implementarea proiectului sau in santier.  Dincolo de acestea, poate varia in functie de particularitatile proiectului si de strategia fiecaruia.

Pentru proiectele noastre de amenajare, experientele anterioare ne-au aratat utilitatea furnizarii urmatoarelor servicii si documentatii:

• Lista produselor principale si organizarea ofertarii acestora – elaboram si transmitem solicitarile formale pentru oferta pentru  produse precum finisaje, corpuri iluminat si solutii smart, mobilier la comanda etc. Analizam ofertele primite si ne asiguram asupra integritatii si corectitudinii acestora. Punem la dispozitia beneficiarului ofertele receptionate si verificate, impreuna cu datele de contact ale furnizorilor/executantilor si a eventualelor aspecte inca nelamurite.

• Lista lucrarilor principale ca parte a documentatiei de proiect – aditional fata de lista produselor, realizam o antemasuratoare a lucrarilor, in scopul ofertarii corecte a Constructorului
  
• Organizam lucrarile si livrarile sub forma unui grafic Gantt, din care reies relatiile de dependenta dintre diversele comenzi/livrari si lucrari. In acest grafic pornim de la premisa decurgerii lucrarilor continuu, fara intreruperi si determinam intervalele de timp optime pentru plasarea comenzilor si potentialele conflicte cu alte lucrari. Graficul serveste Beneficiarului pentru a isi organiza santierul in felul in mod similar unui Manager.

• Organizam intalniri de verificare a comenzilor cu beneficiarul, noi tinand si intern un status al comenzilor.
• Oferim parte din pachetul minimal vizite in scopul asistentei in santier in cadrul carora verificam corectitudinea implementarii proiectului si ajutam solutionarea potentialelor situatii neprevazute.

Aceasta serie de articole vizeaza in principal procesul de desfasurare al santierlor pentru amenajarile interioare de dimensiuni mici.

 

Informatiile cuprinse in aceste articole au la baza atat pregatirea personala ca arhitect de cladiri cu drept de semnatura cat si ca arhitect de interior si experienta acumulata in santier. Totusi, in Romania cadrul legislativ este foarte vag, legile privind controlul calitatii sunt rar implementate iar varietatea serviciilor oferite in piata este foarte mare ( de unde si oferte extrem de diferite pentru aparent acceeasi lucrare). Asadar, informatiile prezentate reprezinta, de obicei, doar una dintre abordarile posibile ale unui proces de amenajare. Esentiale in tot procesul raman comunicarea si intelegerea responsabilitatilor si a cadrului legislativ specific din partea tuturor partilor.